Mimo setek dostępnych nowoczesnych narzędzi wspierających zarządzanie projektem, za jego pomyślną realizację odpowiadają ludzie. Nawet najciekawsze przedsięwzięcie nie ma szansy się urzeczywistnić bez grupy ludzi, którzy je zrealizują. Znaczenie skutecznego zespołu, zdolnego zrealizować wszystkie cele w określonym terminie, budżecie i nie przekraczając określonych zasobów jest nie do przecenienia. Stworzenie skutecznego zespołu stanowi jedno z największych wyzwań, z jakim przychodzi się zmierzyć Project Managerowi. Efektywny zespół jest więc warunkiem koniecznym, aby projekt mógł zakończyć się powodzeniem. To właśnie zespół jest podstawą sukcesu wszystkich projektów. Czym jednak taki zespół się charakteryzuje?
Zespół projektowy jest to jednostka organizacyjna, powołana na zasadzie specjalizacji przedmiotowej, realizująca projekt pod bezpośrednim nadzorem kierownika projektu. J. Katzenbach i D. Smith definiują zespół projektowy jako: “niewielką liczbę ludzi posiadających komplementarne umiejętności, zaangażowanych w realizację wspólnego celu ogólnego oraz celów cząstkowych, których podejście opiera się na współodpowiedzialności”.
Zespół projektowy charakteryzują następujące cechy:
- mała liczba osób,
- chęć współdziałania w zdobywaniu tych samych celów,
- wiedza i umiejętności wzajemnie się uzupełniające – podejście do tego samego problemu z różnych punktów widzenia,
- pełne zaangażowanie w realizację zadania,
- wspólna odpowiedzialność,
- określenie reguł, norm postępowania, które pozwalają na minimalizację konfliktów w zespole,
- określenie i zrozumienie wzajemnych zależności w grupie,
- poczucie wspólnoty,
- tworzenie atmosfery wzajemnego szacunku, popieranie innowacyjności i dążenie do doskonałości,
- zbieżność celów indywidualnych i zespołowych,
Rola i cel
Trudno wyobrazić sobie efektywną realizację projektu bez jasnego określenia, co ma zostać osiągnięte, jakie są priorytety i oczekiwania.
Efektywny zespół to zespół świadomy swojego celu oraz powodu, dlaczego poszczególni członkowie do niego należą. Jest to bardzo ważne ze względu na tworzenie się potencjalnych konfliktów w zespole. Szczególnym zadaniem Project Managera jest określenie powodów, dla których poszczególni członkowie zostali wyznaczeni do zespołu. Każda z zaangażowanych w przedsięwzięcie osób powinna wiedzieć, jaki będzie jej wkład w ostateczny kształt finalnego produktu, tak by mogła się z nim zidentyfikować. Pracownicy świadomi tego, jaką rolę pełnią w zespole i celu współpracy, nie muszą sobie niczego dopowiadać, co zmniejsza ryzyko niezrozumienia, braku zaangażowania i chęci do współpracy.
Kompetencje
Uczestnicy zespołu mogą pełnić w nim różne role. Do zespołu projektowego należy dobrać osoby uprzednio robiąc analizę, jacy specjaliści będą potrzebni w projekcie, kto konkretnie powinien być członkiem zespołu, kto jest dostępny, kto jest godny zaufania. Warto zwracać uwagę na zatrudnianie w projekcie różnych osób zgodnie z klasyfikacją znajdującą się powyżej. Zaleca się wybierać do projektu osoby mające różne cechy osobowościowe, kulturowe i zdolności komunikacji odpowiadające rolom zdefiniowanym w projekcie.
Dobierając członków zespołu nie wystarczy kierować się wyłącznie ich kompetencjami i wiedzą. Trzeba również wziąć pod uwagę takie cechy jak komunikatywność, otwartość na krytykę i sugestie czy umiejętność współpracy z innymi. Wbrew pozorom stworzenie skutecznie działającej grupy z osób o różnych charakterach i strategiach postępowania nie jest prostą sprawą. Tym bardziej, że oprócz dobrego porozumiewania się potrzebna jest również nuta zdrowej rywalizacji.
Rozdzielanie zadań
Każdy członek powinien znać swoją role i cel, ale równie istotne jest by wiedział co dokładnie należy do jego obowiązków. Dobry i skuteczny zespół potrafi sam sobie zorganizować pracę i rozdzielić obowiązki między swoich członków. Podstawą motywacji do działania jest poczucie sprawiedliwości w zakresie wykonywanych obowiązków. Dzielenie pracy na podobną ilość pomiędzy wszystkich członków zespołu jest bardzo ważne, aby każdy członek czuł się sprawiedliwie traktowany. Należy pamiętać, że równy podział nie oznacza wykonywania tych samych bądź bardzo zbliżonych działań.
Cały zespół powinien być jednakowo obłożony pracą. Nie może dojść do sytuacji, gdy na barki jednego pracownika spada ogrom pracy, a reszta zespołu w tym czasie właściwie się nudzi. Zgrany zespół potrafiący dzielić zadania między siebie jest bezcenny, jednakże nie oznacza to, że nie potrzebuje lidera – menadżera. Rolą przywódcy zespołu jest inspirowanie zespół do myślenia w sposób kreatywny i nowoczesny, wytyczanie nowych celów i wydobywanie potencjału drzemiącego w poszczególnych osobach.
Komunikacja
Wśród sposobów budowania produktywnego zespołu nie może zabraknąć skutecznej komunikacji. Sprawna, szybka wymiana poglądów i informacji to podstawa każdego dobrze funkcjonującego zespołu. Płynna komunikacja to źródło kreatywnych pomysłów i innowacyjnych rozwiązań. Od komunikacji, także zależy atmosfera w zespole, która wpływa na wzajemną pomoc i zaufanie. Nieutrudniony przepływ informacji sprawia, że w zespole nie ma konfliktów, a jeżeli powstają napięcia, szybko można je rozwiązać.
Jeśli Project Manager nie ustali jasnych zasad wymiany informacji a przede wszystkim nie wprowadzi ich w życie, skutki tego mogą być fatalne. Trudno jest pracować w zespole efektywnie i produktywnie, kiedy członkowie nie rozumieją, co się wokół dzieje, nie docierają do nich najważniejszą informację, a ich przepływ jest utrudniony. Jeśli członkowie wiedzą, że mogą porozmawiać o każdej trudności i nie zostanie to zignorowane, z pewnością pracuje im się lepiej, a ich motywacja się zwiększa.
Wzajemne wsparcie
Podstawą pracy zespołowej to wzajemne wspieranie się jego członków. Obowiązuje zasada jeden za wszystkich, wszyscy za jednego. Dobry lider powinien dbać o przyjazną atmosferę w zespole oraz by żaden pracownik nie został bez wsparcia. Znacznie bardziej satysfakcjonująca jest praca wśród ludzi, z którymi dobrze się czujemy, którym ufamy. Dobrze, kiedy zespół po prostu się lubi.