Wielu z nas pracuje aktualnie w domu lub z konieczności załatwia wiele ważnych spraw zdalnie. Zespół SFR wszystkie spotkania ze swoimi Partnerami odbywa online. Dlatego dzielimy się z Wami rekomendacjami jak sprawić aby spotkania online były wydajne i produktywne.
Zwłaszcza nasze rady kierujemy do start’upowców, którzy chcą z nami współpracować. Miłej lektury !
Przed połączeniem
- Wstępne przygotowanie: Zastanów się jaki jest Twój cel spotkania, co chcesz aby zapamiętano szczególnie. Miej pozytywne nastawienie. Nie rozpoczynaj spotkania bez wcześniejszego wysłania prezentacji. Dzielenie się materiałem z wyprzedzeniem oznacza, że możesz (i powinieneś!) zachęcić inwestora/rozmówce do zadawania pytań lub wyróżnienia tematów, na których chcesz aby się wcześniej skoncentrowali. Oznacza to również, że możesz polecić wszystkim przeglądanie dokumentu na swoich ekranach, aby uniknąć problemów z udostępnianiem Twojego ekranu.
- Pytania z góry: Pomóż ustalić porządek spotkania czyli agendę, poświęć czas na przekazanie i wskazanie obszarów, na których chcesz się skoncentrować, oraz poproś o kluczowe pytania wcześniej abyś mogł się merytorycznie do nich przygotować, możesz również przekazać swoje pytania, które chcesz omówić na spotkaniu. Nie ma głupich pytań, nawet jak się zdenerwujesz po prostu powiedz o tym uczestnikom, na pewno wszyscy to zrozumieją. Zrób przerwę albo oddaj głos inwestorom/rozmówcy. Agenda: nie skacz po punktach, idź zgodnie z planem! Zawsze ustalaj harmonogram i zarządzaj czasem przeznaczonym na spotkanie (poprzednia wskazówka naprawdę pomaga w tym zakresie).
- Wi-Fi: wszyscy wiemy, że kto ma Wi-Fi ten ma świat przed sobą! Przeprowadź odpowiednie testy prędkości wcześniej, a jeśli masz wątpliwości, rozważ przełożenie terminu spotkania. Świadomie lub nie, słaba przepustowość pozostawia złe wrażenie.
- Przerwy: Jeśli możesz, postaraj się być w pokoju, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał, ale oczywiście wszyscy rozumieją, że dzieci lub inne osoby wchodzące i wychodzące z pokoju to „nowa norma”.
- Uczestnicy: nie ma potrzeby, aby rozmawiać z wieloma osobami naraz. Tu naprawdę mniej znaczy więcej i skuteczniej. Zastanów się dokładnie, kto jest włączony do rozmowy i czy przyczyni się do sukcesu tego konkretnego połączenia. Ustalcie role przed spotkaniem, kto moderuje spotkanie i kto omawia poszczególne fragmenty prezentacji. Na pierwsze spotkanie nie przesadzaj – jeden założyciel i jeden członek zespołu to optymalny układ.
Podczas połączenia
- Ustaw dźwięk: poświęć chwilę na rozpoznanie, czy wszyscy się dobrze słyszą, mają komfort rozmowy. Inwestorzy/rozmówcy mogą Cię uspokoić z wyprzedzeniem zaznaczając, że mogą wystąpić przerwy lub zagłuszenia (również po waszej stronie!) Od dzieci / zwierząt domowych / pralek / kurierów.
- Wizja: Nie umieszczaj kamery na niewłaściwej wysokości. Nikt nie chce rozmawiać z twoją klatką piersiową, czołem lub ustami. Ekran powinien znajdować się głównie na twarzy i być może do poziomu ramion – lepiej symuluje bezpośrednie spotkanie.
- Zagłuszacze: nie zapomnij korzystać z przycisku wyciszenia, zwłaszcza jeśli znajdujesz się w obszarze z hałasem w tle i nie bój się sugerować reszcie uczestników to samo. Z drugiej strony nie zapomnij wyłączyć wyciszenia, gdy nadejdzie czas na wypowiedź.
- Najważniejsze informacje: jeśli w rozmowie będzie więcej niż jedna osoba z firmy, nie wszyscy próbujcie odpowiedzieć na każde pytanie. Bądź wysoce konkretny i zwięzły w swoich odpowiedziach / pytaniach.
- Podsumuj: Nie zamykaj spotkania bez jasnych i konkretnych ustaleń, co do możliwych do wykonania kolejnych kroków.
Po rozmowie:
- Działania po spotkaniu: Prześlij podsumowanie spotkania uczestnikom. Nie wysyłaj eseju – wystarczy krótka notatka z kluczowymi punktami, ustaleniami ze spotkania i dodatkowymi odpowiedziami na pytania, na które możesz nie być w stanie udzielić właściwej odpowiedzi podczas spotkania.
- Ustalenia: Trzymaj się ustaleń i terminów.